Reinventando las compras legales
Jointly Agreed Tender – Licitación de Común Acuerdo
ValistiQ ha desarrollado su propio modelo de licitación, único a nivel mundial.
A través de nuestras Jointly Agreed Tenders (JAT), sin coste alguno, identificamos a aquellos despachos de abogados y proveedores de servicios de un lugar en concreto que son expertos en un asunto específico, y les convocamos a competir por tu empresa. Nosotros garantizamos un proceso de sana competencia, a la par que evaluamos todas las propuestas según los criterios de comparación acordados contigo.
Seleccionamos un número cerrado de despachos que cumplen tus requisitos para que participen en un concurso entre ellos, acordando conjuntamente todas las partes (cliente y firmas participantes) que, para asegurar un proceso justo, eficiente y transparente, ValistiQ actuará como coordinador y árbitro de la licitación, y que además el despacho que resulte seleccionado será quien corra con los costes del servicio (Tender Management Service Fees).
¿Cómo funciona?
Un servicio ágil y sencillo, fácilmente adaptable para alinearlo con tus procedimientos internos.
1. Cuéntanos qué servicio deseas contratar
Cuéntanos lo que necesitas, cómo lo necesitas y dónde lo necesitas. Puedes darnos todos los detalles que quieras (firmaremos un NDA si lo deseas). Indícanos el tipo de despacho o proveedor de servicios con el que te gustaría trabajar, así como cualquier otro requisito que deba cumplir. Nosotros simplemente trabajaremos para asegurarnos que encontramos lo que buscas.
Tendremos en cuenta todos los detalles y redactaremos un pliego de condiciones con una descripción precisa del alcance del servicio, que permita a los proveedores entender claramente tus objetivos y presupuestar con precisión.
Nuestro equipo también puede ayudarte a reconfigurar tu panel de proveedores de servicios legales en cada país, generando ahorros muy significativos de un año a otro, siempre manteniendo (y a menudo incrementando) el nivel de despachos y firmas con los que vienes trabajando.
2. Preselección de despachos y entrevista
Siguiendo tus instrucciones, realizamos un exhaustivo análisis para determinar aquellas firmas que mejor encajan con tu necesidad y requisitos.
Inicialmente, realizamos una preselección de candidatos. Entre otros métodos, pedimos referencias a nuestra red global de despachos de abogados, proveedores de servicios y directores legales, tenemos en cuenta experiencias pasadas, observamos las valoraciones y puntuaciones dadas por nuestros clientes o examinamos el perfil y la experiencia de sus equipos.
Posteriormente, nos entrevistamos con socios de las firmas preseleccionadas durante al menos 30 minutos, a fin de confirmar que tienen la experiencia necesaria en el asunto en cuestión y que se ajustan plenamente a todos los requisitos que nos hayas indicado.
Incluso puedes pedirnos que invitemos a un despacho o proveedor específico que conozcas o te hayan recomendado.
3. Los despachos seleccionados acuerdan las normas que regirán la licitación
Una vez finalizada la selección de despachos, les invitamos a competir por tu empresa bajo nuestro modelo de Jointly Agreed Tender, en el que todas las partes se ponen de acuerdo en las reglas que regirán el proceso, entre ellas que ValistiQ será nombrado coordinador y árbitro de la licitación. Todo ello se hace de manera anónima, sin que los participantes conozcan la identidad de sus competidores, más allá de saber que son firmas de perfil y experiencia similares.
Nuestro rol es asegurar un proceso transparente y de sana competencia, estableciendo comunicación con todas las partes y asegurando que los participantes respeten las reglas y tengan las mismas oportunidades. Además, comparamos las propuestas de forma objetiva bajo criterios imparciales definidos previamente contigo y conocidos por los participantes.
4. Comienzo del proceso de Jointly Agreed Tender (licitación)
Acordadas las condiciones entre todas las partes, se inicia el proceso de licitación. En ese momento, se comparte el pliego con los diferentes candidatos y en él se establece una fecha límite para la presentación de propuestas.
Además, cuando el alcance de servicios es muy amplio o complejo, los participantes tienen la posibilidad de solicitar información adicional de cara a comprender mejor el trabajo a desarrollar y así poder preparar una propuesta ajustada. En esos casos, ValistiQ siempre comparte toda la información adicional con todos los participantes, asegurando que todos ellos están en igualdad de condiciones.
5. Informe comparativo
Una vez finalizado el plazo y recibidas las propuestas, ValistiQ las analiza y puntúa conforme a criterios objetivos que se han acordado previamente.
Posteriormente, te enviamos un informe que, de manera resumida y muy visual, contiene los resultados de la comparación efectuada, así como las propuestas de cada participante.
El objetivo es que de manera sencilla puedas decidir con quién trabajar.
6. Decisión y formalización del encargo + seguimiento
Si lo deseas, ValistiQ comentará contigo el informe comparativo para ayudarte a decidir la mejor opción. Para ello, también podemos programar llamadas o reuniones introductorias con aquellas firmas participantes cuya propuesta más te haya gustado, de cara a que puedas conocer a sus equipos y profundizar en sus propuestas antes de tomar una decisión.
Una vez que tu elección sea definitiva, programaremos una reunión inicial con el despacho seleccionado para que ambos equipos podáis conoceros e intercambiar toda la información necesaria. Después de esa llamada, el proveedor seleccionado preparará una carta de encargo para que podáis empezar a trabajar.
Durante la duración de la relación, ValistiQ permanecerá a tu servicio para ayudarte con cualquier problema. Con este fin, te enviaremos encuestas de satisfacción para que nos des feedback sobre el trabajo realizado por proveedor seleccionado y nos confirmes si tus expectativas se han cumplido. Además, estas encuestas también son muy importantes para nosotros en nuestros procesos de selección de despachos y otros proveedores de servicios.
